Szablon Notion: CRM dla beauty

CRM dla beauty w Notion

Masz salon, klientki zapisują się na zabiegi, ktoś pyta o termin na Instagramie, ktoś przekłada wizytę przez SMS, a w międzyczasie trzeba jeszcze sprawdzić, czy jest produkt do zabiegu i kiedy wypada przegląd sprzętu.

Przez chwilę da się to prowadzić w kalendarzu, notatkach i wiadomościach. Problem zaczyna się wtedy, gdy klientów jest więcej, pracuje kilka osób, a każda pomyłka kosztuje czas, pieniądze albo nerwy.

Ten CRM porządkuje codzienną pracę salonu beauty w Notionie. Nie jest tylko listą klientek. To miejsce, w którym widzisz wizyty, klientów, pracowników, produkty, stany magazynowe, sprzęt i czas pracy.

Dla kogo jest ten szablon

Dla właścicielki salonu beauty, która chce mieć porządek w obsłudze klientek bez budowania systemu od zera.

Sprawdzi się, jeśli prowadzisz salon kosmetyczny, gabinet beauty, studio stylizacji paznokci, makijażu, brwi, rzęs, masażu, depilacji, kosmetologii albo podobną usługę, gdzie ważne są wizyty, produkty, klientki i organizacja pracy zespołu.

Najbardziej przyda się wtedy, gdy masz już za dużo rzeczy zapisanych w różnych miejscach. Kalendarz pokazuje termin, ale nie pokazuje całej historii klientki. Notatki są gdzieś osobno. Informacje o produktach są w głowie albo w zeszycie. Przeglądy sprzętu przypominają się dopiero wtedy, gdy ktoś zapyta.

Ten szablon zbiera to w jednym systemie.

Z jakiego miejsca startujesz

Klientka zapisuje się na zabieg. Termin trafia do kalendarza. Potem coś się zmienia.

Jedna osoba musi sprawdzić, czy wizyta została potwierdzona. Druga chce wiedzieć, kto ją obsługuje. Ktoś szuka informacji, jaki produkt był użyty przy poprzedniej wizycie. Właścicielka chce zobaczyć, ile czasu pracownik faktycznie spędził przy zabiegach. Do tego kończy się preparat, ale nikt nie zauważył tego wcześniej.

Nie chodzi o to, że salon działa źle. Po prostu informacje są porozrzucane.

CRM dla beauty przenosi pracę z takiego układu do systemu, w którym przy każdej ważnej rzeczy masz kontekst. Wizyta ma klientkę, datę, osobę obsługującą, status, produkty i czas pracy. Klientka ma historię wizyt i notatki. Produkty mają stany magazynowe. Sprzęt ma daty przeglądów.

Co zmienia się po wdrożeniu

Zamiast sprawdzać kilka miejsc, otwierasz jedną stronę i widzisz, co dzieje się w salonie w tym tygodniu.

Widzisz wizyty zarezerwowane i potwierdzone. Widzisz kalendarz. Możesz wejść w konkretną wizytę i sprawdzić, kto obsługuje klientkę, kiedy odbywa się zabieg i jakie produkty są z nim powiązane.

Przy klientce masz historię kontaktu z salonem. Nie zaczynasz rozmowy od zera, jeśli ktoś wraca po kilku tygodniach. Możesz dopisać preferencje, ważne uwagi i rzeczy zgłoszone podczas wizyt.

Przy produktach widzisz, co jest na stanie, czego zaczyna brakować i co trzeba zamówić. Przy sprzęcie widzisz, kiedy był ostatni przegląd i kiedy wypada kolejny.

To daje właścicielce spokojniejszą pracę. Mniej szukania, mniej dopytywania, mniej trzymania rzeczy w pamięci.

Wizyty bez chaosu

Baza wizyt pomaga prowadzić cały proces od rezerwacji do zakończenia usługi.

Możesz zapisać termin, klientkę, pracownika i status wizyty. Dzięki temu od razu widać, czy wizyta jest tylko zarezerwowana, czy już potwierdzona, czy została odwołana, przełożona albo odbyta.

Nie musisz rozpisywać tego w kilku miejscach. Jedna karta wizyty trzyma najważniejsze informacje o tym, co ma się wydarzyć i kto za to odpowiada.

To szczególnie pomaga, gdy w salonie pracuje więcej niż jedna osoba. Właścicielka nie musi za każdym razem pytać, kto bierze daną klientkę. Pracownik widzi swoją pracę, a salon ma porządek w grafiku.

Karta klientki z historią wizyt

Sama lista klientek szybko przestaje wystarczać.

Przy stałych klientkach liczy się historia. Kiedy była ostatnia wizyta. Kto ją obsługiwał. Jakie były uwagi. Co klientka zgłaszała. Jakie ma preferencje.

W tym CRM każda klientka ma swoją kartę. Możesz zapisać dane kontaktowe, dodatkowe informacje i notatki z wizyt. Karta klientki łączy się z jej wizytami, więc widzisz całą historię w jednym miejscu.

To ułatwia obsługę powracających klientek. Nie trzeba szukać po wiadomościach, co było ustalone poprzednim razem. Wystarczy wejść w kartę klientki.

Produkty i stany magazynowe

W salonie beauty produkty kończą się zwykle w najmniej wygodnym momencie.

Ktoś zużył ostatnie opakowanie. Ktoś zapomniał dopisać dostawę. Produkt jest w innym pomieszczeniu. Termin ważności trzeba sprawdzić ręcznie.

W szablonie masz bazę wyposażenia i produktów. Możesz zapisać markę, kategorię, pojemność, stan magazynowy, stan minimalny, cenę zakupu, dostawcę, datę ostatniej dostawy, numer partii, miejsce przechowywania i datę ważności.

System pomaga wyłapać produkty, które schodzą poniżej ustalonego minimum. Dzięki temu łatwiej przygotować zamówienie, zanim czegoś zabraknie przy pracy z klientką.

Nie musisz pamiętać, co trzeba dokupić. Widzisz to w widoku produktów do zamówienia.

Produkty powiązane z wizytami

Przy wizycie możesz powiązać produkty użyte do zabiegu.

To przydaje się w dwóch sytuacjach.

Pierwsza to historia klientki. Wiesz, czego użyto przy poprzedniej wizycie i możesz wrócić do tej informacji, jeśli klientka zapyta albo jeśli trzeba powtórzyć konkretny efekt.

Druga to kontrola pracy salonu. Widzisz, które produkty pojawiają się przy konkretnych usługach i łatwiej ocenić, co faktycznie schodzi w codziennej pracy.

To nie jest tylko magazyn. To połączenie produktów z realnymi wizytami.

Sprzęt i przeglądy

Fotele, podgrzewacze, pralki, lampy, urządzenia zabiegowe i inne elementy wyposażenia też wymagają kontroli.

W szablonie możesz prowadzić środki trwałe. Przy każdym sprzęcie zapisujesz producenta, model, numer seryjny, datę zakupu, cenę, sprzedawcę, gwarancję, lokalizację, kontakt do serwisu i status.

Najważniejsze są przeglądy.

Ustawiasz częstotliwość przeglądu, a system pokazuje następny termin na podstawie ostatniego przeglądu. Dzięki temu łatwiej pilnować serwisu sprzętu, zamiast przypominać sobie o nim dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać.

Masz też widok najbliższych przeglądów, więc od razu widzisz, czym trzeba się zająć.

Czas pracy pracowników

Jeśli chcesz sprawdzić, ile czasu pracownicy faktycznie spędzają przy wizytach, szablon ma do tego osobną część.

Przy wizycie można rozpocząć i zakończyć pracę. Na tej podstawie system liczy czas poświęcony na daną wizytę.

W osobnym widoku widzisz ewidencję czasu pracy. Możesz sprawdzić pracownika, okres i łączny czas pracy w godzinach oraz minutach.

To pomaga lepiej patrzeć na obłożenie zespołu. Widzisz nie tylko liczbę wizyt, ale też czas, który za nimi stoi.

Strona główna salonu

Na stronie głównej masz szybki podgląd najważniejszych rzeczy.

Widzisz wizyty zarezerwowane na ten tydzień. Widzisz wizyty potwierdzone. Niżej masz kalendarz, który pokazuje szerszy obraz pracy salonu.

To jest miejsce, od którego można zaczynać dzień. Nie trzeba przeklikiwać się przez wszystkie bazy, żeby sprawdzić, co dziś i w tym tygodniu dzieje się w salonie.

Co znajduje się w środku

W środku dostajesz gotowy system w Notionie, który obejmuje:

• bazę wizyt
• bazę klientek i klientów
• karty klientów z historią wizyt
• notatki i preferencje klientek
• powiązanie wizyt z pracownikami
• powiązanie wizyt z produktami
• bazę produktów i wyposażenia
• kontrolę stanów magazynowych
• widoki produktów do zamówienia
• bazę środków trwałych
• kontrolę przeglądów sprzętu
• ewidencję czasu pracy
• kalendarz wizyt
• stronę główną z najważniejszymi widokami

Nie musisz budować tego od zera. Dostajesz gotowy układ, który możesz dopasować do swojego salonu.

Dlaczego warto

Bo w salonie beauty porządek w obsłudze klientek ma bezpośredni wpływ na pracę zespołu.

Jeśli nie wiesz, które wizyty są potwierdzone, łatwo o pomyłkę. Jeśli nie widzisz historii klientki, obsługa robi się mniej dokładna. Jeśli nie pilnujesz stanów magazynowych, braki wychodzą za późno. Jeśli przeglądy sprzętu są zapisane gdzieś osobno, łatwo je przeoczyć.

Ten szablon nie zastąpi ludzi w salonie. Nie wykona zabiegu, nie odbierze telefonu i nie zdecyduje za Ciebie, jak prowadzić klientkę.

Porządkuje informacje, które i tak musisz mieć pod ręką.

Dzięki temu łatwiej prowadzić salon na co dzień. Wiesz, co jest zaplanowane, kto obsługuje klientkę, co było użyte, co trzeba zamówić i o jaki sprzęt trzeba zadbać.

Efekt dla właścicielki salonu

Po wdrożeniu CRM nie pracujesz już tylko na pamięci, wiadomościach i luźnych notatkach.

Masz system, który pokazuje codzienną pracę salonu. Klientki, wizyty, produkty, sprzęt i czas pracy są ze sobą połączone.

Rano możesz sprawdzić najbliższe wizyty. W ciągu dnia pracownicy mogą prowadzić swoje wizyty. Po czasie możesz wrócić do historii klientki, zobaczyć użyte produkty, sprawdzić stan magazynu albo przygotować zamówienie.

To jest przejście z organizacji „jakoś pamiętamy” do organizacji, w której ważne rzeczy są zapisane i połączone.

Dla kogo to nie jest

Ten szablon nie jest rozbudowanym programem do rezerwacji online z płatnościami i automatycznymi SMSami.

To CRM i system organizacyjny w Notionie. Pomaga prowadzić salon, klientów, wizyty, produkty, sprzęt i czas pracy. Jeśli potrzebujesz wyłącznie publicznego panelu rezerwacji dla klientek, to nie jest główny cel tego szablonu.

Jeśli chcesz mieć uporządkowane zaplecze salonu i widzieć więcej niż sam termin w kalendarzu, ten system będzie dobrym punktem startu.

Co zyskujesz

Zyskujesz spokojniejszą organizację pracy salonu.

Widzisz wizyty na dany tydzień. Masz historię klientek. Możesz kontrolować produkty i stany magazynowe. Pilnujesz sprzętu oraz przeglądów. Sprawdzasz czas pracy pracowników przy wizytach.

Największa zmiana jest taka, że salon przestaje działać na rozproszonych informacjach.

Masz jedno miejsce, do którego wracasz, gdy chcesz sprawdzić, co dzieje się z klientką, wizytą, produktem albo sprzętem.

---

Dożywotni dostęp do systemu otrzymasz na swój adres e-mail od razu po zrealizowaniu płatności.